ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในไทย ใช้ได้จริงแค่ไหน และเซ็น PDF อย่างไรให้ดูดี
สรุปหลักการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตาม พ.ร.บ.ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมวิธีเซ็นเอกสาร PDF บนคอมและมือถือแบบสวยงามเป็นมืออาชีพ
ทุกวันนี้สัญญาจ้าง ใบเสนอราคา และเอกสารรับรองจำนวนมากถูกส่งไป-กลับทางอีเมลและไลน์ คำถามที่พบบ่อยคือ ลายเซ็นที่เซ็นบนหน้าจอมีผลทางกฎหมายไหม และจะเซ็นอย่างไรให้เอกสารออกมาดูเรียบร้อยน่าเชื่อถือ
หลักกฎหมายแบบเข้าใจง่าย
ประเทศไทยมี พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่รองรับ "ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์" มานานแล้ว หลักสำคัญคือ ลายเซ็นต้องสามารถระบุตัวเจ้าของได้ และแสดงเจตนายอมรับข้อความในเอกสารนั้น รูปแบบที่ใช้กันทั่วไปในงานเอกชน เช่น การวาดลายเซ็นบนหน้าจอหรือแปะรูปลายเซ็น ก็ใช้ผูกพันกันได้ในหลายกรณี อย่างไรก็ตามเอกสารบางประเภทมีข้อกำหนดเฉพาะ เช่น ต้องทำต่อหน้าเจ้าหน้าที่ ดังนั้นสำหรับธุรกรรมมูลค่าสูงหรือเอกสารราชการสำคัญ ควรตรวจสอบข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางก่อนเสมอ (บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย)
วิธีเซ็น PDF ด้วย MyPDF
- เปิดเครื่องมือลงชื่อใน PDF แล้วเลือกไฟล์ — ทุกอย่างประมวลผลในเครื่อง ไฟล์สัญญาไม่รั่วไปไหน
- สร้างลายเซ็น: วาดด้วยเมาส์หรือนิ้ว (บนมือถือเขียนลื่นเป็นธรรมชาติ) หรืออัปโหลดรูปลายเซ็นที่ถ่ายไว้
- เลือกหน้าที่จะเซ็น (หน้าสุดท้าย ทุกหน้า หรือระบุหน้า) เลือกตำแหน่ง (มุมหรือกึ่งกลางด้านบน/ล่าง) ปรับขนาด แล้วบันทึก ถ้าต้องการลากวางตรงช่องพอดี ใช้ปุ่มใส่รูป/ลายเซ็นในเครื่องมือแก้ไข PDF
เคล็ดลับให้ลายเซ็นดูมืออาชีพ
- ใช้รูปลายเซ็น PNG ที่พื้นหลังโปร่งใสจะดูเหมือนเซ็นจริงที่สุด (ระบบไม่ได้ลบพื้นหลังให้ รูปพื้นขาวจะเห็นกรอบขาวทับเอกสาร)
- ขนาดลายเซ็นควรพอดีช่อง ไม่ล้นทับข้อความ และวางเหนือเส้นประเล็กน้อย
- เอกสารที่ต้องเซ็นทุกหน้า ใช้การวางซ้ำได้ ไม่ต้องวาดใหม่ทีละหน้า
- ปิดท้ายด้วยการแปลงเป็น PDF ภาพ (Flatten) ถ้าไม่ต้องการให้ใครแกะลายเซ็นออกจากไฟล์ไปใช้ต่อ
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีกี่ระดับ และงานของคุณต้องใช้ระดับไหน
กฎหมายไทยไม่ได้บอกว่าลายเซ็นบนจอ "ใช้ได้" หรือ "ใช้ไม่ได้" แบบขาวดำ แต่ดูว่าลายเซ็นนั้นระบุตัวคนเซ็นได้ไหม และแสดงเจตนาชัดไหม แนวทางของสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) แบ่งลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ออกเป็นระดับ เพื่อให้เลือกใช้ตามความเสี่ยงของงาน
| ระดับ | หน้าตา | เหมาะกับ |
|---|---|---|
| ทั่วไป | วาดลายเซ็นบนจอ แปะรูปลายเซ็น พิมพ์ชื่อท้ายอีเมล กดยอมรับในระบบ | งานเอกชนทั่วไป ใบเสนอราคา สัญญาจ้างมูลค่าไม่สูง เอกสารภายใน |
| เชื่อถือได้ | ลายเซ็นดิจิทัลที่ผูกกับใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ ตรวจสอบได้ว่าไฟล์ไม่ถูกแก้หลังเซ็น | สัญญามูลค่าสูง เอกสารที่ต้องพิสูจน์ตัวตนเข้มงวด |
| เชื่อถือได้และรับรองโดยผู้ให้บริการ | ระดับสองที่ออกโดยผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรอง | ธุรกรรมกับหน่วยงานที่กำหนดให้ใช้ระดับนี้ |
เครื่องมือลงชื่อของ MyPDF อยู่ในระดับ "ทั่วไป" ซึ่งครอบคลุมงานส่วนใหญ่ที่คนทั่วไปเจอ แต่ถ้าปลายทางระบุว่าต้องใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ ต้องใช้บริการที่ออกใบรับรองให้ ไม่ใช่การวาดลายเซ็น
เอกสารที่ลายเซ็นบนจออย่างเดียวไม่พอ
- เอกสารที่กฎหมายกำหนดให้ทำต่อหน้าเจ้าหน้าที่ — เช่น การจดทะเบียนสิทธิในที่ดิน การทำพินัยกรรมบางแบบ ต้องไปทำที่หน่วยงาน
- เอกสารที่หน่วยงานปลายทางกำหนดแบบเอง — ราชการหลายแห่งยังขอลายมือชื่อสดบนกระดาษ หรือให้เซ็นผ่านระบบของเขาเท่านั้น ถามก่อนเสมอ
- สัญญามูลค่าสูงที่คู่สัญญาอาจปฏิเสธทีหลัง — ลายเซ็นทั่วไปใช้ได้ตามกฎหมาย แต่ถ้าเกิดข้อพิพาท ฝ่ายที่อ้างต้องพิสูจน์ว่าใครเซ็นและเซ็นเมื่อไหร่ ลายเซ็นระดับเชื่อถือได้พิสูจน์ง่ายกว่ามาก
หลักปฏิบัติที่ปลอดภัย: ถ้าไม่แน่ใจ ถามปลายทางว่ารับลายเซ็นแบบไหน คำถามนี้ใช้เวลาหนึ่งนาที แต่ประหยัดการทำเอกสารซ้ำได้หลายวัน
ทำให้ลายเซ็นบนจอ "พิสูจน์ได้" มากขึ้นโดยไม่ต้องใช้ใบรับรอง
ลายเซ็นทั่วไปมีจุดอ่อนคือพิสูจน์ยากว่าใครเซ็นและเมื่อไหร่ แต่มีวิธีเสริมหลักฐานที่ทำได้เอง
- ส่งผ่านช่องทางที่ระบุตัวได้ — อีเมลที่ใช้ประจำหรือไลน์ที่ยืนยันตัวแล้ว เก็บประวัติการส่งไว้ เป็นหลักฐานว่าใครส่งไฟล์ที่เซ็นแล้วมาเมื่อไหร่
- ยืนยันกลับด้วยข้อความ — หลังได้รับไฟล์ ให้อีกฝ่ายพิมพ์ยืนยันว่า "ได้เซ็นสัญญาฉบับนี้แล้ว" ข้อความสั้นๆ นี้มีค่ามากถ้าเกิดข้อพิพาท
- Flatten ไฟล์หลังเซ็น — รวมลายเซ็นเป็นเนื้อเดียวกับเอกสาร ทำให้แกะออกไปแปะไฟล์อื่นยาก และเป็นหลักฐานว่าเอกสาร ณ ตอนเซ็นหน้าตาเป็นแบบนี้
- เก็บทั้งไฟล์ก่อนเซ็นและหลังเซ็น — เทียบกันได้ว่าเนื้อหาไม่ถูกแก้ระหว่างทาง
- ระบุวันที่ข้างลายเซ็น — พิมพ์วันที่ด้วยเครื่องมือแก้ไข PDF ไว้ข้างลายเซ็นทุกครั้ง
งานที่คนไทยเซ็นออนไลน์กันจริง
| เอกสาร | ลายเซ็นบนจอพอไหม | หมายเหตุ |
|---|---|---|
| ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ | พอ | ใช้กันแพร่หลาย คู่ค้าส่วนใหญ่รับ |
| สัญญาจ้างฟรีแลนซ์ / จ้างทำของ | มักพอ | เสริมด้วยการยืนยันทางข้อความ |
| สัญญาเช่าห้อง | มักพอ | ถ้าเช่าเกิน 3 ปีต้องจดทะเบียน ลายเซ็นบนจอไม่ทดแทน |
| ใบลา ใบขออนุมัติภายในบริษัท | พอ | ตามระเบียบของบริษัท |
| หนังสือมอบอำนาจยื่นราชการ | มักไม่พอ | ส่วนใหญ่ต้องลายมือชื่อสด |
| เอกสารกู้เงินกับธนาคาร | ใช้ระบบของธนาคาร | ธนาคารมีระบบยืนยันตัวตนของตัวเอง |
คำถามที่พบบ่อย
ลายเซ็นในไฟล์จะถูกคนอื่นก๊อปไปใช้ได้ไหม?
มีความเสี่ยงเช่นเดียวกับเอกสารกระดาษที่ถูกถ่ายสำเนา แนะนำให้ Flatten ไฟล์ก่อนส่ง และส่งเอกสารให้เฉพาะคู่สัญญาที่ไว้ใจ
เซ็นบนมือถือได้ไหม?
ได้ และแนะนำด้วย เพราะเขียนด้วยนิ้วบนจอสัมผัสให้เส้นลายเซ็นเป็นธรรมชาติกว่าลากเมาส์
นายจ้าง/คู่ค้าต้องใช้โปรแกรมอะไรเปิด?
ไม่ต้องใช้อะไรพิเศษ ลายเซ็นถูกฝังเป็นส่วนหนึ่งของ PDF เปิดด้วยโปรแกรมอ่าน PDF ทั่วไปได้ทันที
แปะรูปลายเซ็นที่ถ่ายไว้ ถือเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไหม?
โดยหลักถือเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ระดับทั่วไปได้ ถ้าระบุตัวคนเซ็นได้และแสดงเจตนายอมรับเอกสารนั้น แต่พิสูจน์ยากกว่าลายเซ็นที่มีใบรับรอง จึงควรเสริมหลักฐานอื่นเช่นการยืนยันทางข้อความ
ต้องใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ตอนไหน?
เมื่อปลายทางกำหนด หรือเมื่อเป็นธุรกรรมมูลค่าสูงที่ต้องการพิสูจน์ตัวตนและความไม่ถูกแก้ไขของไฟล์อย่างเข้มงวด เครื่องมือวาดลายเซ็นทั่วไปไม่ได้ออกใบรับรองให้
เซ็นแล้วอีกฝ่ายแก้ตัวเลขในสัญญาทีหลัง จะรู้ได้ยังไง?
เก็บไฟล์ที่เซ็นแล้วไว้กับตัวเสมอ และ Flatten ก่อนส่ง ถ้าเกิดข้อพิพาทให้เทียบไฟล์ของสองฝ่าย ลายเซ็นระดับเชื่อถือได้จะตรวจเรื่องนี้ให้อัตโนมัติ